Как Все Успеть: 10 Основных Принципов Тайм-Менеджмента
Тайм-менеджмент – это сейчас очень актуальная тема.
Сегодня у каждого есть гора различных дел, и нужно успеть все выполнить за ограниченное время.
Вот почему использование принципов управления временем важно для успеха во всех сферах жизни.
На протяжении многих лет меня интересовали различные аспекты саморазвития, такие как правильная постановка целей, эффективный тайм-менеджмент, здоровый образ жизни, способы, как быстрее усваивать информацию и учить иностранные языки.
Я также много практиковал те знания, которые я приобрел в данных сферах, с помощью личного опыта раскрывая новые способы, чтобы более эффективно управлять своим временем и достигать целей. Многие знакомые удивляются, как я могу столько успевать, притом находя время для путешествий, развлечений и общения.
В этой статье из серии ‘Успешная Жизнь’, я хотел бы представить вам основные принципы эффективного тайм-менеджмента (управления временем), чтобы быть более успешным.
Каждый следующий принцип тесно связан с предыдущим, поэтому советую вам читать их по порядку, так что это также пошаговое руководство по успешному управлению временем. Надеюсь, оно поможет вам все успевать.
Каждое действие должно приближать вас к цели
Я уже рассказывал вам о принципах и важности установления правильных целей (сначала прочитайте эту статью, если вы еще этого не сделали). Они должны быть действительно значимыми для вас.
Например, просто изучение испанского языка не может быть самоцелью. Ваша цель должна состоять в том, чтобы иметь возможность свободно общаться на испанском языке в вашей следующей поездке в Испанию, в то время как изучение испанского языка является лишь способом достижения этой цели.
Если вы установили правильные цели, у вас будет гораздо больше мотивации в их достижении, таким образом, вы будете более эффективны. Установив правильные цели и действия для их достижения, вы можете определить приоритет каждому действию в зависимости от того, насколько оно приближает вас к цели. Это поможет более эффективно использовать ваше время.
Разбивайте большие проекты на мелкие задачи
Этот принцип тайм-менеджмента также известен под названием «Ешьте слона по кусочкам». Если у вас есть очень большой проект, вы будете постоянно откладывать начало работы над ним из-за отсутствия ясности, с чего нужно начать.
Разбейте его на небольшие пошаговые действия, чтобы у вас было четкое представление о том, как все нужно выполнить.
Возможно, он окажется не таким большим и сложным, как вы ожидали …
Неприятные и мелкие дела вначале
При планировании дел на день, запланируйте на начало важные и неприятные вещи. Чтобы лучше запомнить этот принцип тайм-менеджмента, для него также есть свой термин: «Съешьте лягушку» (наверное, у создателей этих принципов не было времени на еду ? ).
Если вы запланируете неприятное действие на конец дня, вы будете думать о нем весь день и по этому поводу иметь плохое настроение. Если вы начнете день с таких действий, вы почувствуете облегчение и будете мотивированы выполнять следующие задачи.
Кроме того, стоит начать день с мелких дел, так как вы почувствуете облегчение, что вы сделали так много всего за первые 30 минут. Это может быть проверка электронной почты, написание сообщения коллеге, планирование дел на день, звонок другу…
Я читал много книг и статей о тайм-менеджменте, но я никогда не мог из них понять, должен ли я сначала делать мелкие или неприятные дела. Поэтому, мне пришлось это узнать на практике. Вскоре я понял, что в начале дня очень сложно сразу начать с трудных и неприятных вещей, поэтому я обычно начинаю с небольших задач, а затем перехожу к «лягушкам».
Не забывайте о перерывах
Вы можете чувствовать себя супермотивированным и продуктивным в течение некоторого времени, но затем начнете чувствовать усталость, а за оставшуюся часть дня вы почти ничего не сделаете. Причиной этого является отсутствие перерывов в вашей работе/учебе.
Вы или ваш босс можете подумать, что, если вы не будете работать все 8 рабочих часов в день, вы будете успевать меньше, но это не так. Вы можете быть намного более продуктивными и успевать намного больше в течение дня, если будете делать регулярные перерывы. Это может быть всего лишь 5-минутный перерыв на кофе, короткая прогулка вокруг офиса, глоток свежего воздуха на балконе или небольшой перекус.
Во время перерыва, я рекомендую не оставаться на своем рабочем месте и не делать ничего за ноутбуком, чтобы расслабиться (видео, социальные сети, новости, результаты спортивных матчей…). Для вашего мозга и глаз, это совсем не будет отдыхом, и это не поможет вам расслабиться и отвлечься от работы.
Если вы работаете из дома или вы сами себе босс, вы также можете делать незапланированные перерывы, если вы устали или потеряли мотивацию. Я могу все выполнять по заранее установленному расписанию, делать регулярные перерывы, но не всегда возможно оценить, сколько отдыха может понадобиться. Поэтому, если я чувствую, что я работаю недостаточно эффективно, я просто делаю более длительный перерыв, полностью меняя вид деятельности.
Мой любимый способ быстро зарядиться энергией –20-минутная дрема. Если вы будете спать дольше, вы почувствуете себя еще более уставшим. За 20 минут вы можете полностью расслабиться, не впадая в глубокий сон, и после этого продолжить работать более продуктивно, тем самым экономя время (после этого вы сделаете больше, чем будучи уставшим).
Кстати об отдыхе. Я не зарабатываю миллионов (пока), но запросто путешествую как минимум раз в месяц. Хотите узнать, как? Узнайте мои 50 секретов, как дешево путешествовать по миру!
Техника “Помодоро”
Другим известным принципом управления временем является техника Помодоро. Итальянец Франческо Чирильо разработал его в конце 80-х годов. Название техники происходит от кухонного таймера в виде помидора (по-итальянски, “pomodoro”).
Как вы могли догадаться, метод использует таймер для каждого вида деятельности. Таймер устанавливается на 25 минут для каждого задания с небольшими перерывами в 3-5 минут между ними. После четырех таких серий вы делаете перерыв в 15-30 минут. Каждая рабочая сессия длится 25 минут, потому что, по мнению автора метода, вы остаетесь наиболее мотивированным в течение именно такого времени.
В противоречии этому методу, было проведено исследование, которое выявило, что человек наиболее мотивирован в течение первых 40-45 минут работы, а затем его концентрация и мотивация падают, поэтому ему нужен перерыв.
После многих лет работы по повышению моей производительности и эффективности управления временем я узнал, что для меня лучшее время – 55 минут работы и 5 минут отдыха. Каждые 3 часа я делаю длинный перерыв продолжительностью 30 минут и еще более продолжительный в середине дня, длящийся один час.
Это также связано с средней продолжительностью моих задач 1 или 2 часа. В зависимости от ваших потребностей и действий вы можете немного изменить его и немного поэкспериментировать с разными временами работы, чтобы найти идеальную комбинацию для вас.
Смена вида деятельности
Я уже упоминал о смене вида деятельности для более эффективного отдыха, но вы также должны это делать в случае работы.
Вот пример, который поможет вам понять это: если вы планируете заниматься спортом, работать и готовиться к экзамену, вам следует чередовать эти действия. Изменение вида деятельности может ощущаться как отдых.
Иногда, когда мне приходилось учиться к экзамену, вместо того, чтобы учиться лишний час, я выходил на пробежку в парк или начинал учить немецкий, и это давало мне энергию и большую мотивацию, когда я возвращался к экзамену.
Раз уж я упомянул о спорте, дам несколько советов насчет него. Ежедневная физическая активность не только сделает вас здоровее и приведет в форму, но также даст больше энергии, и, если вы сделаете это в середине дня, освежит ваш разум.
Более того, во время моих 40-минутных пробежек мне пришло в голову множество идей, которые бы не пришли, если бы я остался у компьютера.
Оставьте некоторое время для непредвиденных дел
Было проведено еще одно исследование, касающееся управления временем, которое показало, что вам нужно выделить в среднем 20% вашего времени для непредвиденных дел в качестве буфера. Иногда сложно оценить, сколько времени займет каждая конкретная задача, или появится ли новая.
Если вы планируете 100% своего времени, вы постоянно будете в состоянии стресса под давлением времени. Чтобы этого избежать, оставьте немного времени для непредвиденных задач или неожиданно долгого времени выполнения предвиденных.
Запланируйте действия, используя перечисленные принципы тайм-менеджмента
С 16 лет у меня всегда был календарь-органайзер для планирования дел по часам на день и более в общем на неделю. Это единственное, что я держу в бумажном виде, остальное – на ноутбуке.
Просто выбирать правильные действия недостаточно для того, чтобы быть успешными и все успевать. Вам нужно планировать действия на каждый час рабочего дня и даже иногда выходные, если вы не хотите их потратить зря.
Я много раз замечал, что я намного эффективнее, когда планирую расписание дел на день, так как я знаю, когда мне нужно поторопиться и какое задание будет следующим. Вам тоже рекомендую приобрести такой органайзер.
Кроме того, я рекомендую вам планировать день не утром, а вечером предыдущего дня. Тогда перед тем, как пойти спать, у вас будет более четкое представление того, что вам нужно сделать на следующий день, и дел, с которых он начнется.
Вознаградите себя
Другой способ не потерять мотивацию, стремясь к своим целям, – это придумать небольшие награды для себя, которые вы получаете за выполнение задач (особенно, крупных). Это может быть капучино из ближайшей кофейни, шоколадный батончик или что-то большее в случае больших достижений.
Конечно, вы будете счастливы достичь своей цели в конце, но, если эта цель далеко (а самые главные цели редко бывают близки), у вас будет много шансов потерять мотивацию и сдаться. Эти маленькие подарки не позволят этому произойти.
Никакой многозадачности и отвлекающих факторов
Другим очень важным принципом тайм-менеджмента является то, что вы не должны делать различные действия одновременно, так как вы не преуспеете ни в одном из них (“За двумя зайцами погонишься…” … правильно!).
Конечно, если вы едете на работу в автомобиле или общественном транспорте, либо занимаетесь спортом, хорошей идеей могут быть аудиокниги и аудиокурсы, чтобы использовать это время эффективно.
Но в случае, если вам нужно выполнить определенное действие, и вы пытаетесь одновременно сделать что-то еще, это в итоге может занять еще больше времени, и, возможно, вам нужно будет все переделывать, если качество работы не удовлетворит вашего босса или клиента.
Отдельная тема – это отвлекающие факторы. Вероятно, с вами часто случалось, что вы сразу после уведомления отвечаете на сообщение в ВК, письмо по электронной почте или начинаете смотреть смешное видео, которое прислал вам знакомый и отвлекаетесь от задачи, которую вы до этого выполняли. Вы не просто тратите лишние секунды или минуты на неважные дела, но тратите гораздо больше, чтобы снова сосредоточиться на работе.
Я рекомендую выделить 20 минут в начале рабочего дня и 20 минут среди дня для всех этих ‘отвлекателей’. В остальное время просто закройте все ненужные вкладки в браузере, отключите уведомления на ноутбуке и мобильном телефоне (кроме того, когда вы за компьютером, вам не нужен включенный интернет на телефоне).
Кроме того, я рекомендую вам слушать «продуктивную» музыку. Это относительно быстрая и ритмичная музыка без слов. Она поможет вам избежать всех внешних отвлекающих факторов и сосредоточиться на вашей текущей задаче.
Я использую продуктивную музыку с канала YouTube Эвана Кармайкла, но вы можете выбрать что-то свое (я также иногда слушаю что-то тяжелое типа пост-хардкора, когда слова есть, но их все равно не удается разобрать ? )
Итак, обобщая, я хотел бы повторить принципы управления временем, о которых я упоминал в этой статье.
- Выполняйте только значимые и важные дела, которые приближают вас к цели;
- Разбивайте большие задачи на маленькие;
- Начинайте день/неделю с небольших и неприятных дел;
- Делайте перерывы между задачами;
- Чередуйте различные виды деятельности, чтобы оставаться продуктивными;
- При планировании своего дня оставьте время для непредвиденных дел;
- Всегда составляйте план дел и их почасовую последовательность в течение дня, и лучше всего, если вы делаете это накануне вечером;
- Делайте себе небольшие подарки за выполнение задач, чтобы оставаться мотивированными;
- Не выполняйте сразу несколько задач, выделяйте время для неважных действий, которые могут вас отвлекать в течение дня, и слушайте ‘продуктивную’ музыку.
Это мой список из 10 основных принципов эффективного тайм-менеджмента, чтобы помочь вам все успевать, быть более продуктивными, успешными и достигать высот.
Вскоре я расскажу о том, как эффективно учиться и запоминать информацию, а также как изучать иностранные языки.
Следите за обновлениями, а, чтобы их не пропустить, подпишитесь на меня в социальных сетях ниже!
Последние записи
Как Все Успеть: 10 Основных Принципов Тайм-Менеджмента
Тайм-менеджмент – это сейчас очень- 10 Basic Principles of Efficient Time Management
Time management is a relevant topic for everyone. Nowadays, we have a lot of 
Top 10 Things to do in Porto + 2 Days Itinerary
Cozily placed on the two banks of the Douro River, the city of Porto is one of
10 Самых Красивых Островов Европы для Отдыха Телом и Душой
Европа у всех ассоциируется с романтикой,- 10 Most Beautiful Islands in Europe To Visit in Your Lifetime
Europe has been a place coined with romance, culture, and fascinating threads
Tags
adventures atrakcje attractions cheap cities city Europa Europe free hiszpania itinerary miasto poland polska przewodnik przyroda spain stockholm sweden sztokholm szwecja things to do tips travel weekend weekend wskazówki zwiedzanie Испания бесплатно выходные город достопримечательности европа мистика польша прага приключения путеводитель путешествие путешествия советы стокгольм цены швеция
